DELEGUE Y SUBCONTRATE ACTIVIDADES Y ENFÓQUESE EN LA PARTE PRINCIPAL DE SU NEGOCIO

Es inevitable que como emprendedor, usted acostumbre a ponerse muchos sombreros, incluidos los de vendedor y marketing. Y todas las actividades en las que tiene que ocuparse pueden ser abrumadoras para poder hacer crecer y construir un negocio rentable y, es aquí donde surge la necesidad de aprender a delegar y saber qué subcontratar.

Los negocios con estrategias de ventas y marketing de éxito han aprendido a centrarse y realizar aquellas tareas que son importantes para el crecimiento de su negocio y externalizan absolutamente todo lo demás, como el papeleo, la realización de pedidos y el servicio de atención al cliente, entre otros muchos. Tal vez usted ya externalice y piense que lo está haciendo eficazmente. Sin embargo, es probable que aún pueda liberarse de más tareas que no necesita realizar personalmente.

Ya conoce las ventajas de delegar, es decir, de crear equipos que compartan su carga de trabajo, para que usted pueda dedicarse al trabajo de más alto nivel que sólo usted puede hacer. Pero, al igual que muchos, aún acapara el trabajo por miedo a que algunas personas no estén a la altura de sus expectativas, a que le lleve más tiempo encontrar a la persona adecuada que lo haga, a que sea un trabajo tedioso que nadie quiera hacer, a que cueste demasiado o a cualquier otra excusa.

Y eso es lo que son, excusas; delegar y subcontratar puede, de hecho, ayudar a que su negocio crezca más rápido. Puede que el presupuesto se resienta al principio, pero la recompensa es que el trabajo se hace mientras usted se centra en las tareas más importantes.

Incluso si se encuentra en las etapas iniciales de su negocio, la externalización es una buena idea, pues le ahorrará tiempo para trabajar en las tareas más rentables desde el principio, el costo de externalizar puede ser menor que el de contratar empleados, puede externalizar unas pocas tareas a la vez y puede fomentar el crecimiento, externalizando con un equipo de ventas y marketing que, por su experiencia, permita un crecimiento rápido.

Cuáles son los beneficios de la externalización

Antes de decidirse a externalizar o subcontratar, debe saber por qué debería hacerlo y cómo le beneficiará a usted y a su negocio. Estos son algunos de los beneficios:

·       Le proporciona ayuda en el momento que la necesite

·       Le aporta eficiencia a su negocio

·       Proporciona un buen retorno de la inversión ya que cuesta menos que contratar a un empleado para las tareas requeridas

·       Se ocupa de las tareas comunes que a usted le toma tiempo distrayéndolo de otras prioritarias

·       Se encarga de las tareas específicas que usted no puede hacer

·       Reduce los costos operativos

·       Libera tiempo para que usted trabaje en tareas que generen dinero

·       Se cuenta con expertos calificados para determinadas tareas

·       Se logran plazos de entrega más rápidos

Qué actividades externalizar o delegar

Para poder determinar qué tareas externalizar o delegar, es importante realizar una auditoría del trabajo que se realiza y organizar las tareas en grupos por tipo, importancia, urgencia y complejidad, para lo cual puede plantearse interrogantes sobre cada tarea como, el tiempo que le lleva hacer la tarea de principio a fin; si puede hacerla otra persona más rápida o fácilmente; se trata de una tarea que sólo yo puedo hacer o de una tarea que aporta ingresos de forma rápida y directa. Estos planteamientos son determinantes para decidir qué tareas contratar o delegar.

Cuándo y por qué delegar

Las siguientes son algunas de las ocasiones en las que usted debería plantearse seriamente delegar una o varias tareas en otra persona, incluso tercerizarla:

·       Si es repetitiva o recurrente, debe delegar

·       Si la tarea involucra el uso de plantillas, debería delegar

·       Si está fuera de su ámbito de experiencia o habilidades, externalícela

·       Si la tarea es algo que no le gusta hacer, externalícela

·       Si no le aporta dinero directamente, externalícela

Ya tiene una idea más clara de cuándo es apropiado e, incluso, preferible, delegar o tercerizar, veamos los fundamentos y el razonamiento para estas decisiones.

·       Las pequeñas tareas pueden parecer fáciles de realizar, pero se acumulan, y aunque estas tareas no son urgentes hay que hacerlas; ejemplo de ello es, inscribirse en un evento, hacer reservaciones, etc.

·       Hay algunas tareas tediosas que, aunque sencillas, le quitan tiempo y no contribuyen a su crecimiento. Por ejemplo, introducir datos en una hoja de cálculo y formatearlos con colores, solicitud de suministros, introducir y tabular datos de trabajo administrativo.

·       Las tareas que consumen tiempo pueden ser importantes y complejas, pero requieren tiempo. Por ejemplo, trabajos de investigación de mercados.

·       Las tareas que son enseñables y para las que usted no se considera especialmente bueno, pueden delegarse en un asistente virtual o en un escritor.

·       Las habilidades específicas y especializadas, como la contabilidad, el diseño o la codificación, podría requerirse ser delegadas.

Habiendo visto hasta aquí, cómo se sitúan sus tareas en una escala de importancia, puede empezar a subcontratar y estas son algunas sugerencias sobre lo que puede externalizar y delegar en otros.

Asistentes Virtuales. Las tareas de los asistentes virtuales son las tareas administrativas que mantienen el buen funcionamiento de su oficina, tales como:

·       Atención al cliente

·       Gestión de redes sociales

·       Trabajo de oficina como archivar, redactar correspondencia y comunicarse con los clientes

·       Introducción de datos

·       Contestar y devolver llamadas telefónicas

·       Concertación de citas

·       Asistencia por correo electrónico

·       Programación de citas

·       Reserva de viajes, incluidos vuelos, hoteles y transporte

·       Reserva de espacios para conferencias

·       Ponerse en contacto con ponentes y personas a las que desee entrevistar

·       Investigar y recopilar datos para proyectos

·       Transcribir vídeos

·       Organizar seminarios web

·       Contactar con socios de Alianzas Estratégicas y Socios Potenciales

·       Resolver problemas con pagos en las diferentes pasarelas de pago como PayPal

·       Configurar y gestionar programas de afiliados

·       Añadir recursos a su sitio web

·       Seguimiento de las estadísticas de afiliación

·       Gestionar un equipo de asistentes para supervisar que los proyectos se lleven a cabo

Tareas del embudo de ventas. El embudo de ventas es el proceso de llevar a los clientes potenciales a través de un proceso de compra y, obviamente, mantener su embudo de ventas lleva tiempo. Puede externalizarlo, con las siguientes tareas:

·       Configurar webinars

·       Programar secuencias de correo electrónico

·       Importar archivos en su software de gestión de relaciones con los clientes

·       Configurar dominios para sus embudos

·       Retargeting y Creación de páginas de ventas y aterrizaje para redes sociales

Tareas de WordPress (Sitios web). WordPress es una herramienta popular para crear sitios web y requiere tiempo mantenerlo y actualizarlo. Para esto puede subcontratar tareas como:

·       Creación de formularios de captación de clientes potenciales

·       Diseño de formularios opt-in

·       Actualización de las imágenes del sitio

·       Añadir botones de pago (o de llamada a la acción)

·       Añadir testimonios

·       Diseñar su sitio web

Tareas de la página de aterrizaje. Para captar clientes potenciales, usted necesita páginas de aterrizaje. Crear unas bien diseñadas que sean atractivas para conseguir que el prospecto introduzca su información de contacto es muy necesario. Puede contratar a alguien para que realice las siguientes tareas:

·       Crear la página de aterrizaje

·       Configurar el formulario de pago

·       Integrarla con su servicio de auto respondedor

Tareas creativas. Los proyectos creativos son los que le permiten a su negocio, destacar. Tienen que ser coherentes en cuanto a maquetación y diseño con su marca. Hay que tener talento para el diseño y llevan mucho tiempo. Puede delegar las siguientes tareas en otra persona:

 ·       Crear PDF de sus informes o listas de comprobación

·       Diseñar imágenes de productos o portadas

·       Diseñar imágenes de anuncios de Facebook

·       Crear imágenes en miniatura para las entradas del blog

·       Diseñar banners para ser utilizados por usted y sus afiliados

·       Crear imprimibles y plantillas

·       Editar imágenes

·       Diseño de logotipos, fuentes e imágenes de marca

·       Diseño de plantillas para boletines

Marketing de contenidos. El contenido es el punto de partida de su marketing, pero debe promocionarse estratégicamente entre su público objetivo, con actividades como:

·       Escribir textos de ventas

·       Escribir entradas de blog

·       Publicaciones y actualizaciones en redes sociales

·       Crear informes y listas de comprobación

·       Utilización de vídeos para promocionar

·       Crear guiones para vídeos

·       Escribir y enviar boletines semanales

Tareas financieras. El seguimiento de documentos de pagos y otros de carácter contable, es necesario para que su negocio crezca ordenadamente y hacerlo, le quita tiempo. Por lo tanto, puede subcontratar a alguien que se encargue de:

·       Facturar a los clientes

·       Configurar pagos automáticos

·       Revisar los estados financieros

·       Llevar la contabilidad

·       Gestión en materia de Impuestos

Marketing en redes sociales. Es necesario comercializar y vender sus programas y productos en los medios sociales. Las redes sociales permiten a las empresas comunicarse fácilmente con clientes potenciales, pero puede llevar mucho tiempo. Por lo que puede contratar a un gestor de redes sociales que se encargue de:

·       Promocionar su empresa

·       Publicar actualizaciones

·       Publicar anuncios

·       Crear estrategias

·       Gestionar páginas y grupos

·       Comunicarse con las personas

·       Responder a publicaciones y comentarios

·       Comentar en otras páginas, grupos o publicaciones

·       Redactar tweets

Relaciones públicas. Las relaciones públicas lo mantienen al frente de publicaciones y personas influyentes del sector. Encargue esta tarea a un especialista para que realice tareas como:

·       Promociones en todos los formatos

·       Contenido de comunicados de prensa

·       Creación de relaciones con editores y personas influyentes

·       Envío de notas de prensa

·       Producción de vídeos. Crear vídeos, sobre todo los de calidad, requiere tiempo, experiencia y buenos conocimientos de edición. En lugar de hacerlo usted mismo, contrate a alguien para que lo haga:

-          Creando vídeos de formación

-          Creando vídeos de ventas

-          Editando vídeos

-          Cargando vídeos

-          Produciendo vídeos explicativos

-          Desarrollando vídeos promocionales

-          Creando guiones

Gestor de marketing. Un gestor de marketing ayuda en la comercialización ocupándose de las necesidades administrativas de los lanzamientos. Pueden ayudar con:

·       Lanzamientos de productos

·       Promociones especiales

·       Coordinación de campañas de marketing con ventas

·       Ayudando a desarrollar estrategias de marketing

·       Haciendo investigaciones de mercado

·       Analizando las tendencias y demandas del sector

SEO. Disponer de las palabras clave adecuadas para sus materiales de marketing y ventas es clave para que lo vea su cliente ideal; sin embargo, investigarlas lleva tiempo y debería contratar a alguien especializado en SEO. La persona debería:

·       Conocer su nicho

·       Ser capaz de responder a las preguntas que usted pueda tener

·       Ser experta en la búsqueda exhaustiva de palabras clave

Inventario. Si su empresa se dedica a la venta de productos físicos, sin duda se preocupará por controlar el inventario y las entregas. Una forma de gestionar el inventario es subcontratando. En el caso, por ejemplo, de personas que venden en Amazon, pueden utilizar un servicio como Fulfillment by Amazon.

Preocupaciones de la externalización

 

Hay muchas tareas que puede externalizar. De hecho, debería delegar gran parte de las tareas de tipo administrativo. Pero cuando se trata de vender y comercializar, puede que le preocupe cómo afectará a su negocio.

·       Puede que sienta una pérdida de control total. Renunciar al control absoluto de cualquier área de su negocio causa temor. Recuerde que usted tiene la última palabra.

·       Teme contratar a la persona o empresa equivocada. A la hora de subcontratar es beneficioso obtener referencias y testimonios. También es buena idea subcontratar a quienes hayan trabajado antes en su sector.

·       Le preocupa la privacidad de su negocio. Sea quien sea el subcontratista, de alguna manera tendrá acceso a su empresa. Haga que la empresa subcontratada firme un acuerdo de confidencialidad o cualquier otro tipo de contrato que proteja su negocio.

·       Teme no tener las tareas hechas a tiempo. Los subcontratistas suelen estar muy ocupados. Exponga sus expectativas y el plazo en el que desea que se realice el trabajo. Si el proveedor de servicios se organiza y programa adecuadamente, debería ser capaz de hacer el trabajo a tiempo.

Cuando se trata de saber qué delegar y qué externalizar, todo se reduce a determinar cuáles son sus prioridades. Puede encontrar proveedores de servicios especializados en casi todos los aspectos de su negocio. La clave está en encontrar los que encajen con sus valores y objetivos.

Recapitulación y conclusión

Saber en qué tareas enfocarse en su negocio es clave para saber si está abrumado, sobrecargado de trabajo y estancado o si está creciendo y expandiéndose. Para avanzar y salir del agobio necesita determinar en qué tareas de marketing y ventas de alto valor debería centrarse personalmente.

Empiece por planificar y establecer prioridades. Empiece por hacer una lista de todo lo que hace en su negocio, desde la tarea más simple a la más tediosa y desafiante y, finalmente, las que son tareas de dinero. No se preocupe si esto le lleva un par de semanas. Sepárelas en grupos y a continuación, evalúe el valor. ¿Cuáles son más beneficiosas que otras? Por ejemplo, reunirse con los clientes actuales para hablarles de un nuevo programa es más importante que arreglar una página web.

A continuación, empiece a subcontratar las tareas pequeñas, las que no le gusta hacer o no se le dan bien, las que requieren habilidades específicas, como el diseño gráfico y todo lo que le quite tiempo de sus tareas más rentables. Examine qué tareas hay que solo puede hacer usted. Estas son las tareas críticas y de alta rentabilidad en las que debería centrarse.

Puede subcontratar casi todas las tareas que sean tediosas, largas, pequeñas o que requieran habilidades específicas. Un asistente virtual puede encargarse de todas las tareas administrativas, como la atención al cliente, la gestión del correo electrónico, el archivo y reservaciones de vuelos. Si necesita imágenes y gráficos para su página de ventas, un diseñador gráfico puede encargarse de hacerlo.

Cuando empiece a subcontratar, es posible que tenga dudas y preocupaciones y, una de ellas es, cuánto le va a costar. Analícelo de la siguiente manera. ¿Cuánto tiempo le ahorrará si puede centrarse en las tareas que generan dinero, mientras otra persona se encarga de las demás tareas?

 

Puede externalizar la mayoría de las tareas que no le generan dinero directamente ni contribuyen a impulsar su crecimiento. Una tarea que no debería externalizar es la creación de relaciones con sus clientes actuales y potenciales. Otra es la construcción de su autoridad, que puede venir de ser entrevistado, escribir un libro o ser visto constantemente.

Incluso si no está seguro de a quién va a delegar o subcontratar, o si no sabe cómo encontrar subcontratistas, empiece por determinar qué puede y debe delegar. Externalizar y delegar tareas le libera tiempo y constituye un buen retorno de la inversión ayudándolo a crecer más rápido.