La optimización de
nuestro tiempo, como ya lo hemos visto en artículos anteriores, es una forma de
ser eficientes y eficaces y poder cumplir con las tareas y proyectos que tenemos,
de forma exitosa. Una forma de administrar el tiempo y determinar de cuánto
tiempo disponemos para nuestras tareas, es utilizar programas o aplicaciones
específicas que registran la cantidad de tiempo que emplea en determinadas
actividades. A continuación, presentamos una lista de cinco aplicaciones que le
ayudarán a optimizar su tiempo; revíselas y elija la que mejor se adapte a sus
necesidades.
Toggl
Ésta es una
aplicación fácil de usar. Realiza un seguimiento del tiempo empleado en más de
100 sitios web y aplicaciones que visita. Recibe un informe visual sobre lo que
está ocupando tu tiempo.
Workflow
Le permite personalizar
y organizar las tareas importantes mediante pestañas de colores, para que pueda
tenerlo todo controlado. Se integra con aplicaciones como Google Maps, Facebook
y Dropbox, entre otras.
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Le ayuda a
organizar y priorizar tareas, dividiendo tareas grandes en tareas más pequeñas; lo hace dividiendo una tarea
grande en 3 tareas más pequeñas y luego éstas, en 5 tareas más pequeñas.
30/30
Esta herramienta de
gestión del tiempo le permite establecer un tiempo específico para diversas
tareas. 30/30 es gratuita y se puede descargar en cualquier dispositivo.
Evernote
Evernote es una
aplicación que mantiene un registro de pensamientos, ideas, vídeos, enlaces,
listas, imágenes y grabaciones de audio. Puede sincronizar esta aplicación con
cualquier dispositivo.
Es posible tomar
acciones más personalizadas para una adecuada gestión del tiempo y la
realización de las tareas diarias de manera eficiente, aquí hablamos de ello:
Bloqueo del
tiempo
Hacer listas de
tareas pendientes es fácil, pero ¿realmente hacemos las tareas previstas en
dichas listas? A veces tenemos tanto que hacer que nos sentimos abrumados por
todo. Una forma de dominar las tareas, especialmente las de los grandes
proyectos, es utilizar el sistema de productividad Time Blocking.
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| Gestione adecuadamente su tiempo y sea más productivo |
El Time Blocking (Bloqueo temporal) es un tipo de herramienta de programación que le ayuda a gestionar
mejor tu tiempo. Trabaja en tareas grandes o pequeñas en una cantidad de tiempo
determinada. Bloquea partes del tiempo para las cosas que tiene que hacer cada
día. Funciona bien tanto para grandes proyectos como para pequeñas tareas.
Por ejemplo, si tiene
como proyecto lanzar un curso en línea. En lugar de intentar hacerlo todo a la
vez, bloquea y programa partes del tiempo para cada parte, por ejemplo 30
minutos para la investigación del nicho, 1 hora para esquematizar y 2 horas
para la redacción.
Bloquear el tiempo
no significa que se va a deshacer de las listas de tareas, sino que organiza el
tiempo en función de las prioridades y así, hace que las listas de tareas sean
más manejables. En lugar de trabajar a partir de una lista de tareas
interminable, aborda esas tareas con un bloque de tiempo específico, o varios
bloques para proyectos más grandes, que sean más manejables. Tener tres
elementos para un bloque de tiempo en lugar de una lista grande de veinte tareas
hace que la lista sea más fácil de controlar.
Cómo bloquear el
tiempo
El primer paso es, planificar
cuáles son sus tareas más importantes y, esos serán los bloques de tiempo más
importantes; luego haga una lista de las tareas más pequeñas que debe realizar;
ejemplo: facturar o llamar a otras personas. Y no se olvide añadir las tareas
personales, como las citas con el médico, la comida y el tiempo de descanso. Utilice
un bloc de notas o una aplicación como Evernote, también puede ser papel y
lápiz, para hacer una lista de las cosas que tiene que realizar durante la
semana. Preparar esa lista de manera anticipada a la semana de trabajo es mucho
mejor y más recomendable.
El segundo paso es,
programar los bloques en su calendario. Es recomendable un calendario en línea,
como Google Calendar o iCal, que le envíe notificaciones y que pueda actualizar
y modificar fácilmente en caso de que surjan cambios necesarios. Añada sus
tareas al calendario, dividiendo su tiempo en bloques que pueden ir de 30
minutos a 2 horas. Por ejemplo, si su tarea más urgente es terminar un proyecto
que va a lanzar dentro de unas semanas, dedique dos o tres unidades de la
semana a trabajar en el proyecto. Los bloques se pueden codificar por colores, para
proyecto, cliente, tipo, citas personales y tiempos de descanso. Un ejemplo: digamos
que está creando un curso para su empresa, está trabajando en un proyecto para
un cliente, tiene una cita con el dentista, tiene que facturar y quiere descansar
45 minutos a medio día; el curso sería azul; el trabajo para el cliente, rojo;
la facturación, amarilla; el dentista, morado y el descanso, verde.
Consejos para
distribuir el tiempo
Tenga presente que
cada día será diferente, unos días atenderá llamadas de clientes para consultorías
y otros los dedicará a la creación de contenido, trabajará en proyectos de
clientes y así, de esta manera, alternará sus días y su tiempo.
- Recuerde tener en
cuenta el tiempo personal y el tiempo para descanso: pausas para refrigerio;
tiempo con los niños; planificación de vacaciones y el inevitable tiempo en las
redes sociales.
- Surgirán cosas
que no tenía previstas. No se altere ni se ponga nervioso pensando que tiene
que cambiar su calendario completamente. Si realmente necesita su atención en
ese momento, hágalo y traslade la tarea actual al próximo espacio disponible y siga
adelante.
- No es necesario
programar cosas cortas de cinco minutos o algunos recordatorios, pero cualquier
cosa que le vaya a llevar 15 minutos o más debe estar calendarizado.
- Al principio,
puede que le cueste calcular el tiempo que le llevará una determinada tarea.
Programe un poco más de tiempo para esas tareas; siempre podrá ajustar el
calendario o pasar a la siguiente tarea.
- Programe los
grandes proyectos o tareas en varios bloques de tiempo que abarquen, incluso,
varios días.
- Deje un espacio
en blanco en su calendario cada día para las tareas que vayan surgiendo.
Los bloques de
tiempo funcionan como una forma de gestionar su tiempo, dividiendo las tareas
en pequeños bloques de tiempo, en lugar de una larga lista de tareas pendientes
que nunca terminan; el trabajo en bloques de tiempo toma esas tareas y les
asigna un tiempo específico para realizarlas.
Qué hacer ahora
Nos ha pasado a
todos que empezamos una tarea, nos desviamos por algo, y luego volvemos a la
tarea, sólo para tener problemas para ponernos en marcha de nuevo, o incluso
para recordar lo que estábamos haciendo antes; esto suele deberse a que no
gestionamos bien nuestro tiempo. La mala gestión del tiempo es una de las
principales razones por las que no nos centramos y no terminamos los proyectos
a tiempo. Determinar en qué emplea su tiempo y cómo puedes estar malgastándolo
es un ejercicio muy importante para tener control sobre cómo emplea tu tiempo. Recuerde
el uso de aplicaciones como Toggl o RescueTime que le ayudarán a ver, dónde
gasta o pierde ese tiempo.
Una vez que sepa
dónde pierde el tiempo, es hora de poner en marcha el uso sistemas y
herramientas. Bloquear el tiempo es una buena forma de marcar bloques de tiempo
para las tareas que tiene que hacer cada día. Es un proceso sencillo y las
herramientas necesarias son gratuitas; las ya mencionadas, entre otras, son: Google
Calendar o iCal, en las que puede marcar bloques de tiempo de 30 minutos a 2
horas para tareas específicas.
Priorice su tiempo
cuando establezca sus bloques de tiempo; identifique su mayor prioridad y
bloquéela en primer lugar, luego continúa hacia las tareas menos prioritarias. Y
no olvide reservar tiempo para las redes sociales, consultar el correo
electrónico y las relaciones con sus compañeros de trabajo o de proyectos. Aparte, también, tiempo para el descanso que
pueden ser breves pausas para ingerir algún alimento o relajarse.
Otra forma de
gestionar mejor su tiempo es contar con ayuda, en las tareas que no le gustan o
no sabe hacer bien; externalizar el trabajo le libera tiempo para que pueda
emplearlo en tareas que se le dan mejor. Contrate un asistente virtual para que
se encargue del servicio de atención al cliente y delegue las tareas como
diseño gráfico, marketing o cualquier otra cosa que pueda hacer adecuadamente
otra persona. Utilice también, la tecnología para ser más eficiente, como
aplicaciones para la gestión de proyectos y desactive las notificaciones de sus
dispositivos mientras esté trabajando en tareas específicas. Saber lo que tiene
que hacer cada día lo mantiene enfocado.
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