William Penn, Filósofo Inglés y Empresario de Bienes Raíces ha dicho: “El tiempo es lo que más deseamos, pero lo que peor utilizamos”.
En un artículo
anterior hablamos sobre, “en qué empleamos el tiempo” y, ahora, es tiempo de
optimizarlo para ser más productivo. No es tan difícil si hacemos unos
sencillos cambios de como lo estamos haciendo y podemos añadir ese tiempo que
creía perdido a una vida productiva.
Todo lo que usted necesita
hacer para alcanzar sus objetivos, en su negocio, su salud, sus finanzas o cualquier
otro aspecto de su vida, es tener un plan de acción; muy importante saber cuándo
quiere haber logrado sus objetivos.
Una forma
dinámica de optimizar
Utilice un
calendario o un programa de gestión de proyectos, de los cuales hay muchos,
para dividir el proyecto en partes. Si usted tiene un proyecto que tardará
mucho tiempo en completarse, trabaje en él cada semana y asigne tareas a otras
personas en el proyecto y haga un seguimiento de su progreso mediante un
software de gestión de proyectos.
Asegúrese de que
cada proyecto tenga una lista detallada de los pasos que hay que dar para
cumplir las tareas y el plazo previsto. Divida los grandes proyectos en mini
tareas o micro tareas para no sentirse abrumado.
El trabajo que le roba
tiempo puede ser optimizado, externalizándolo; usted se libera de esas tareas,
pero el trabajo se hace. Esto también funciona en la vida personal, en tareas
más domésticas como cortar el césped, hacer mandados e, incluso, limpiar su casa.
Aquellas personas
que se dedican a la creación de productos de información, pueden subcontratar
la redacción, la creación de gráficos y el formateo, liberando tiempo para el
marketing y la creación de redes. Puede contratar a un gestor de proyectos que
supervise todos los aspectos del proceso de creación y los plazos.
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| Optimice su tiempo y sea más productivo |
Elimine las
distracciones cerrando todas aquellas pestañas del navegador que no sean
necesarias para la tarea que está realizando; cierre, también la bandeja de
entrada y desconéctese de las redes sociales. Silencie las notificaciones de su
teléfono. Hay una aplicación que es una extensión de Google Chrome, que sirve
para restringir el tiempo que pasa en sitios web que lo hacen perder el tiempo,
el nombre de esa aplicación es, StayFocused, con el cual los sitios se bloquean
durante un día una vez consumido cierto tiempo.
Olvídese de las
multitareas. Algunas personas creen que manejan bien las multitareas; sin
embargo, esto desvía su atención en distintas direcciones, distrayéndolo y
haciendo que se olvide de lo que estaba haciendo en algún proyecto y, luego
tarda más en volver a centrarse en dicho proyecto. Es preferible que establezca
momentos específicos para llevar a cabo cada tarea, tales como: consultar el
correo electrónico a una hora determinada, actualizaciones en las redes
sociales en otro espacio e, incluso, contestar el teléfono a determinadas
horas, en respuesta a mensajes en el buzón de voz.
Mejore su horario. Optimizar
el horario y aumentar su productividad, es posible de muchas maneras, siendo
algunas las que se mencionan a continuación:
Optimice su
espacio. Organice su espacio para que el trabajo fluya de forma eficiente;
mantenga su escritorio organizado y dispuesto de forma que pueda acceder
fácilmente a las cosas que más utiliza; organice su zona de entrenamiento de
forma que se adapte fácilmente a su rutina. Organice armarios y lugares donde
mantiene los alimentos para disponer rápidamente de sus refrigerios y comidas
saludables; elimine el desorden y los objetos innecesarios. Tener una zona ordenada
y despejada en la que trabajar y vivir le permite encontrar lo que necesita,
cuando lo necesita y, también, perderá menos tiempo quitando las cosas que
estorban.
Optimice la lista
de tareas pendientes. Dedique tiempo a preparar su lista de tareas para cada
día. Una buena práctica es, hacerlo la noche anterior, o bien, cuando termine las
labores del día. Así sabrá fácilmente lo que tienes que hacer. Sea estratégico
a la hora de crear y utilizar sus listas. Haga listas de tareas sencillas,
tratando de enumerar de 3 a 5 tareas de las más importantes para el día. Tener
una lista con demasiadas tareas puede resultar abrumador y hacer más tentadora
la procrastinación. Divida los proyectos grandes en pasos pequeños y
procesables que pueda seguir sin complicaciones.
Utilice listas de
control. Las listas de control son una excelente guía para mantenerlo en el
buen camino. Le ayudan a organizar sus tareas, tanto para los objetivos a corto
como a largo plazo. Las listas de comprobación son buenas para ayudarlo a ver
exactamente dónde necesita emplear tu tiempo y esfuerzo para ser más productivo.
Puede utilizar sistemas para organizar tus tareas y su tiempo, tales como: el
bloqueo temporal, la técnica pomodoro y la organización por lotes; estos son
distintos tipos de sistemas de productividad que le permiten centrarse en una
tarea cada vez.
La técnica Pomodoro,
por ejemplo, funciona ayudándole a ignorar las distracciones y lo centra en sus
tareas, trabajando en breves periodos de tiempo, con pequeños descansos entre
ellos, utiliza un temporizador de veinticinco minutos. Céntrese exclusivamente
en esa tarea, no cambie de tarea, no haga pausas, no consulte las redes
sociales ni revise su correo. Una vez transcurrido el tiempo, tómese un
descanso, de preferencia 5 minutos. Programe el temporizador para otros 25
minutos y siga trabajando; continúe con ese sistema durante el tiempo que
necesite para terminar tus tareas del día. Existen otras aplicaciones que
funcionan de forma similar, con muchos servicios de gestión de tareas; entre
ellas: Basecamp, Wunderlist, Evernote, Trello y Asana.
Implementando cambios
sencillos, el uso de aplicaciones y la organización de su trabajo, tiempo y
espacio, puede tener un gran efecto en la cantidad de tiempo de que dispone. Entre
más optimice su tiempo, más productivo será.
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