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CONTROL DE COSTOS EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL

Lic. Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado*
fmiranda@tecnicadocente.com

El control de los costos en una empresa es vital para el éxito de la misma, sobre todo si ésta es pequeña. Cualquier tipo de gasto y cualquier cuantía que éste implique puede tener un fuerte impacto en los resultados finales del negocio si se toma en cuenta la acumulación de éstos en el tiempo. No debe olvidarse que, en términos sencillos las utilidades de una empresa, pequeña, mediana o grande, están dadas por la diferencia de sus Ingresos Totales, menos sus Costos y Gastos.

La experiencia ha demostrado que no es sino hasta el fin de un ciclo contable y posterior a la liquidación o cierre contable que se logra evidenciar el comportamiento de los ingresos y los gastos en la empresa. La multiplicidad de las actividades operativas limitan la capacidad del dueño de la empresa o de sus administradores para mantener una confrontación continua de los ingresos y los gastos. Por lo anterior, una revisión continua de los gastos y una confrontación con los ingresos es altamente saludable para un buen flujo de caja del negocio. No debe olvidarse que, por lo general los ingresos son tratados como tales aún y cuando el efectivo no ha ingresado a la empresa. En este punto es necesario acotar que, desde el punto de vista contable, un ingreso lo es aún y cuando éste quede respaldado en una cuenta por cobrar.



Por el contrario, generalmente y a diferencia de los eventos que generan ingresos, los gastos suelen pagarse de contado, originando una salida de caja, afectando el flujo de efectivo y poniendo así en peligro a la empresa desde el punto de vista financiero.

Algunos actividades que pueden ser aplicadas para el control de los gastos, son:

1) Comparar precios. Con el advenimiento de los servicios tecnológicos y las plataformas que poseen nuestros proveedores, esta es una actividad que no tendrá fuerte impacto en la economía de la empresa. Esto permitirá comprar al mejor precio los bienes y servicios que impliquen gastos. Lo anterior debiera ser practicado para todos los rubros que componen los gastos de la empresa.

2) Aprovechar los descuentos. Esta actividad puede ser solventada durante el proceso de comparación de precios. Es común que nuestros proveedores en sus facturas proformas nos suministren información sobre las diferentes condiciones de sus propuestas y lo harán gustosos, en procura de materializar una venta.

Una de las razones que motivan excelentes descuentos son las compras de grandes cantidades. Sin embargo, en ese sentido hago las siguientes observaciones:

a) Aún y cuando podríamos estar ahorrando algún dinero en la compra de una gran cantidad de algún producto, esto podría traernos algún problema de flujo de caja que, al final de cuentas contrarreste el beneficio del descuento ya que podría obligar a la empresa a recurrir a préstamos para solventar gastos como sueldos o quizás pago a proveedores, por los cuáles tendríamos que pagar intereses que en nada contribuyan al bienestar de la empresa. Por lo tanto, antes de hacer una inversión que será diferida en el tiempo como gasto, se debe considerar si eso no nos va a limitar en el pago inmediato de otros compromisos.

b) Cuando la empresa es de una estructura en la que intervienen varios actores, de los cuales algunos son ajenos a la empresa, como administradores, proveedores, jefes financieros, podrían darse negociaciones "por debajo de la mesa", y no beneficiar en nada al negocio los descuentos ofrecidos por los vendedores. Esto puede ser paliado de diferentes maneras: Un buen sistema de control interno, una adecuada concienciación a los empleados y / o, tomando control por parte del dueño de la empresa de las negociaciones que en las existan estas circunstancias.

c) Finalmente, uno de los grandes problemas que he visto al realizar las auditorías es la existencia de material o productos obsoletos que con el tiempo ya no tienen ninguna funcionalidad. Por ejemplo tintas para impresora, ya porque son de modelos de impresoras que no circulan o porque se han secado; también se da con el papel que por la humedad se torna inutilizable; repuestos oxidados, etc. En consecuencia las personas a cargo de las compras deben mantener un adecuado protocolo para que la intención de aprovechar descuentos por compra de grandes cantidades, no resulte ruinosa para la empresa.

Un cuidado que debe tenerse es considerar la capacidad de almacenamiento que se tiene, para no tener que almacenar productos que por su naturaleza sean incompatibles y unos puedan dañar los otros.

3) Negociación. Otro aspecto importante en el control y reducción de los gastos de la empresa es la negociación. Hay que tener en cuenta que el propósito de todo proveedor es, a fin de cuentas, vender. Por lo que, una buena gestión a la hora de negociar y adecuadas técnicas obtenidas por la experiencia pueden ser altamente beneficiosas. Pero no tema negociar, podría tener mucho que ganar y nada que perder.




No obstante que la negociación en procura de mejores precios es importante, no deben olvidarse otros aspectos de gran importancia en las relaciones comerciales que no deberían perderse, por el hecho de no conseguir, en aglún caso particular, mejores precios que con otros proveedores.

Si bien, éstos no constituyen los únicos aspectos a tener en cuenta para el control de los gastos en la empresa ya que la lista es muy grande, si considero que es un buen inicio en el control de los gastos de nuestro negocio.

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CUENTAS INCOBRABLES

CUENTAS INCOBRABLES

Lic. Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado

Toda persona, ligeramente familiarizada con la contabilidad y con un ‘Balance General de Situación’ sabe que, una de las secciones que más llama la atención de los lectores de este tipo de documentos contables, lo es la sección (o grupo) de Activos. Lo anterior, por cuanto, entre mayor sea este grupo y, entre más supere en valor, al grupo de Pasivos, ‘mejor’ será la situación financiera de nuestra empresa o de nuestro negocio, ya que, la diferencia entre el Activo y el Pasivo, constituye el capital del negocio, es decir lo que realmente pertenece a los propietarios.

Aunque lo anterior, proveniente de la doctrina y teoría contable es totalmente cierto, los propietarios de los negocios deben estar muy atentos cuando analizan su situación financiera y, más allá de la lectura de sus estados financieros, particularmente del ‘Balance General de Situación’, valorar la parte fáctica de los elementos que integran dicho documento contable.

Veamos. Uno de los principales rubros que aparece en el Grupo del Activo, específicamente en el Activo Corriente, lo constituye el grupo de ‘Cuentas por Cobrar’.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

Cuentas por Cobrar Provenientes de ventas de bienes o servicios, y


Cuentas por Cobrar No provenientes de venta de bienes o servicios.

En este artículo nos referiremos al primer grupo ‘Cuentas por Cobrar proveniente de ventas de bienes y servicios. Constituyen este rubro aquellas deudas que tienen con la empresa clientes que le han comprado al crédito, a un plazo determinado.

Un análisis sencillo nos permitiría entender que, de no haber vendido dichos bienes al crédito, todavía dispondríamos de ellos como activo, pudiéndose vender en cualquier momento a precio de contado, aunque fuera al costo. En el caso de los servicios, de no haber brindado éstos a crédito, podríamos haber utilizado el tiempo en la realización de algún tipo de actividades productivas y de pago inmediato.

Sin embargo, en la práctica comercial no es de esa manera. En el mundo de los negocios es práctica aceptada la venta de bienes y servicios al crédito, mediante algún tipo de garantía, que de un grado razonable de seguridad al vendedor de que podrá cobrar esas ventas.No obstante, también la práctica ha demostrado que pese a todos los esfuerzos realizados por las empresas para cobrar sus ‘Cuentas por Cobrar’, siempre existirá un porcentaje que no podrá ser cobrado, trayendo como consecuencia, lo que se denomina:

CUENTAS INCOBRABLES

En términos contables y financieros, dichas cuentas incobrables, deberán ser tratadas como un:

GASTO

Lo anterior tiene un:

DOBLE EFECTO

Disminuye el valor del Activo, con la consecuente disminución del capital o patrimonio.

Aumenta los Gastos, representado en el ‘Gasto por Cuentas Incobrables’, con la consecuente disminución de la Utilidad.

En Conclusión, la existencia de las denominadas ‘Cuentas Incobrables’

Disminuye el valor del Activo (en este caso, las Cuentas por Cobrar) y consecuentemente el valor del Capital

Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo período en que estas cuentas se declaran como incobrables, por el aumento del gasto.

En consecuencia, la empresa, en la figura de sus dueños o de sus administradores, debe ser altamente cuidadosa en la administración de sus Cuentas por Cobrar. Cuidado, que debe iniciar con la planificación de sus ventas de bienes o servicios, que son los que en primera instancia originan, como ya se dijo dichas Cuentas por Cobrar.

Pero, además del cuidado que debe tenerse en la gestión de las cuentas por cobrar, debe tenerse el debido cuidado en el tratamiento contable que se debe dar a dichas Cuentas Incobrables, para así reflejar la situación financiera real de la empresa y, no incurrir en algún tipo de responsabilidad administrativa, civil o penal, por inducir a engaño, voluntaria o involuntariamente, a los usuarios de los Estados Financieros, principalmente al gobierno en la figura de las oficinas de recaudación fiscal.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CUENTAS INCOBRABLES
Como ha se anotó anteriormente, las cuentas incobrables o difíciles de recuperar deben ser tratadas o consideradas como un gasto. Este gasto de acuerdo con la mayoría de las legislaciones de los diferentes países es deducible, para efectos del pago del impuesto sobre la renta o, impuesto a las utilidades. En cada caso será necesario revisar la respectiva legislación, para conocer las condiciones existentes en cada país, y los porcentajes deducibles permitidos.

La práctica administrativa y contable ha introducido el concepto de las provisiones o estimaciones, para minimizar o paliar en el tiempo, el impacto que los montos dejados de cobrar pudieran tener sobre las finanzas de la empresa. Lo anterior significa que, con la creación de las provisiones, se realiza una previsión, afectando el gasto antes de que éste ocurra y creando una provisión. La provisión no significa, en absoluto, que de manera real se separe algún monto o cantidad de dinero en alguna cuenta para cubrir o “reponer” lo que se deje de cobrar. La provisión representa un concepto o partida ‘virtual’, cuyo efecto se puede explicar, razonando lo siguiente:

“Al incorporar un gasto en un período determinado, se reducirá automáticamente la utilidad contable, impidiendo así disponer de recursos en la distribución de dividendos o en otro tipo de aplicación de recursos”.

De igual manera, la partida virtual denominada ‘estimación para cuentas incobrables’ permitirá presentar el activo por su monto real, al deducirle al total de las cuentas por cobrar el monto de la provisión:





Es importante resaltar que, las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Activo Corriente, son un indicador de que ya se han registrado como ingresos los montos ahí reflejados. Esto es así por el principio de Devengado, y no precisamente porque se haya recibido el efectivo de dichos ingresos. Por otra parte, de acuerdo con diferentes legislaciones, los montos que aparecen en Cuentas por Cobrar, ya han sido afectados por el pago de impuestos, en ocasiones de doble impuesto:


Por un lado, el Impuesto General sobre las Ventas, que se declara y tributa, independientemente de si las ventas han sido al contado o al crédito.

Por otro lado el Impuesto sobre la Renta, en el que, que de igual manera, se ha considerado como ingreso el total de ventas, ya sean éstas al crédito o al contado, se hayan o no cobrado al momento de la declaración respectiva.
Bibliografía:

Miranda Quesada, Félix

Ensayo preparado por el autor con base en los estudios de campo realizados en Contabilidad, Auditoría y Evaluación de Control Interno.
Apuntes de Licenciatura y Maestría.

Véanse los enlaces insertos en el cuerpo del ensayo, tomados de Wikipedia.

EMPRENDER Y TRABAJAR PARA AYUDAR

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Lic. Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado
Master en Educación
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De nuevo con ustedes para compartir ideas, propósitos, objetivos, ideales y motivaciones. Digo compartir en el más amplio sentido de la palabra, ya que el siguiente artículo no es precisamente de mi autoría, sino de Javi, cuyo enlace encontrarán en dicho artículo, pero ya que tuve la oportunidad de recibirlo y a la vez que comparto al 100% lo que ahí se expresa, entonces quiero darlo a conocer. Espero no se disguste el autor, pero no lo creo, porque así como me lo envió estoy seguro que desea sea conocido por muchos y muchas.
Repito, comparto totalmente lo que ahí se expresa y ha sido mi preocupación por muchos años. Sin duda alguna se ha perdido el espíritu de ayuda de cooperación, de apoyo y prevalece el espíritu mercantilista sobre el anterior, lo que no agrada a Dios, quien dijo

amarás a tu prójimo como a ti mismo

En el Artículo encontrarán en enlace al sitio de Javi.
Ver el comentario. No ha sido modificado, únicamente inserté algunas imágenes para hacerlo más elocuente. Bueno estamos hablando de colaboración ¿no?:
¿Cuál es tu motivación?por: javi * 24 May, 2009

Lea el artículo

Su amigo;

Félix Miranda Quesada
CEO Grupo Miranda - Consultores Empresariales
Presidente Centro de Cacpacitación Contable del Sur, S.A. y del Instituto Corporativo de Inglés Conversacional, S.A.

FINANZAS PERSONALES

Por: Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado
Presidente Centro de Capacitación Contable del Sur, S.A.
Hola amigos:

Espero hayan disfrutado el Video del Dr. Ahorro. Como les mencioné es excelente.

Ahora, algunos concepos importantes que ampliaremos en nuestras próximas entregas:



UN CONSEJO

A los que están iniciándose como emprendedores en Internet, también les aconsejo una buena administración de sus finanzas.

http://grupomiranda.co.cr/articulos/

FINANZAS II Parte: Un Universo Social

Por: Lic. Félix Miranda Quesada
Contador Público Autorizado
CEO Grupo Miranda - Consultores Empresariales


II PARTE

Introducción

En nuestro artículo anterior, se analizaron tres aspectos que queremos retomar:

1. La falta de interés de algunas personas, incluidos algunos profesionales, por las finanzas, desde el punto de vista académico, valga decir, del conocimiento que de esta disciplina debiera tenerse.

2. Conceptualizamos de manera práctica, las finanzas, en cuanto a su relación con el flujo del dinero.

3. Y, vimos como, por su relación con la administración del dinero, tiene afectación en todos los miembros de la sociedad.

En esta segunda entrega, vamos a adentrarnos un poco más en estos conceptos, tratando de hacerlo de manera tal, que el artículo sea útil no solo a los que de alguna manera, ya sea por nuestra profesión o por el trabajo que desempeñamos nos vemos relacionados con las finanzas; sino también a aquellas personas que, sin saberlo, tienen igual o mayor afectación por los eventos que surgen diariamente, relacionados con esta fascinante disciplina. Por ejemplo, el tema de la "crisis financiera" que, como ya mencionamos anteriormente es objeto de comentarios por parte de la mayoría de las personas.

Al examinar los libros de textos de finanzas, es frecuente encontrarse con términos tales como: Tesorero, Contralor, Director Financiero, Fondo Corporativo, Control Presupuestal.

Para los no iniciados, todos esos términos podrían hacerles pensar, tal como ya lo hemos mencionado, que

"...eso no es para mí".

Sin embargo, con la siguiente pequeña anécdota, procuraremos refutar y a la vez explicar ese pensamiento.

Viajando en un autobús, en el intercambio del diálogo, sostenido con mi compañero de asiento, me comentaba que él era comerciante. Siguiendo mitos y paradigmas, el primer pensamiento que llegó a mi mente, fue el de una persona, "algo poderosa": ganadero, mediano agricultor, propietario de tienda, propietario de abastecedor o algo así por el estilo.

La pregunta obligatoria llegó ¿Cuál es su línea de comercio?. Respuesta: Vendo tamales. Definitivamente y, claro, erróneamente, no es común considerar a un "vendedor de tamales", un comerciante. REPITO: los que así pensemos, respecto de este y otros vendedores de productos similares, estamos en un error. El compañero de viaje estaba en lo correo él era un comerciante.

No considerar a personas como mi compañero de viaje, comerciantes, equivaldría a considerar que las finanzas no son de carácter generalizado para toda la sociedad, sino solamente para grandes empresas, lo que, como hemos anotado sería un grave y peligroso error.

Analicemos:

Nuestro amigo, el comerciante de tamales (Por cierto excelente plato típico), es un verdadero comerciante y se encuentra directamente afectado por las finanzas.

Veamos:


Tiene flujo de dinero. Paga los costos de materia prima, electricidad, agua, material de empaque, y otros necesarios para la fabricación de los tamales (esos son egresos).

Por otra parte, las ventas de su producto le generan dinero.

Además, debe gestionar y obtener los fondos con los que lleva a cabo su actividad, y asimismo debe manejar con buen criterio, los activos de que dispone para la misma.

Y:
¿El Tesorero?
¿El Contralor?
¿El Director Financiero?
¿El Fondo Corporativo?
¿El Control Presupuestal?

Aquí podemos anotar que, aún empresas medianas carercen de esas figuras, pero no por ello, las actividades que ello implica están ausentes, sino que, de alguna manera:

Alguien custodia el dinero

Alguien controla las operaciones

De acuerdo con la planificación individual, algunas personas, pequeños comerciantes y empresarios, disponen de un "fondo corporativo" y de una gestión presupuestal, organización que ha hecho a muchos de ellos crecer hasta convertirse en Grandes Corporaciones.

Del análisis realizado, podríamos inferir que, con una mayor y mejor educación personas como nuestro amigo de la anécdota, podrían organizar mejor sus negocios y coadyuvar en el desarrollo económico de sus comunidades y, consecuentemente, de sus países.

Para concluir este artículo, vamos a mencionar algunos subtemas relacionados con las finanzas, respecto a los cuales es nuestra opinión, debemos educar y educarnos. Aquí, apuntamos, se incluye la autoeducación financiera.

Educación Financiera
Planificación
Administración del dinero
Acción
Inversión
Deuda y crédito

Me despido con el siguiente:

Consejo No. 1

Evalúe su actividad financiera actual, incluyendo su trabajo y prepárese para decisiones futuras.

Félix Miranda Quesada
CEO Grupo Miranda - Consultores Empresariales
Presidente Centro de Capacitación Contable del Sur, S.A. y del
Instituto Corporativo de Inglés Conversacional, S.A.
Visite nuestra Biblioteca Virtual:

Lo esperamos en nuestro próximo comentario:



Finanzas Personales

SALUDOS Y BIENVENIDA

Estimados colegas, estudiantes y empresarios.

Les doy la más cordial bienvenida a este blog ConsultorFinancieroEnRed, el cual pretende realimentar mediante artículos, audios, videos, ebooks y otros recursos, nuestros conocimientos en las áreas Contable, Financiera, Administrativa y otras afines como son la Auditoría en sus diversas modalidades (Interna, Externa, Financiera, Operativa, etc.), Normas Internacionales de Información Financiera (NIC/NIIF), Gobierno Corporativo, Riesgo Corporativo, etc.

Sin perjuicio de la formación para aquellos que apenas inician en estos campos o que sin haber iniciado desean incursionar en el mundo de los negocios, obteniendo una formación no sólo teórica sino también práctica.

A partir de este momento, estaremos poniendo a su disposición interesantes recursos que esperamos sean bien aprovechados.Este blog está siendo publicado desde la República de Costa Rica, América Central.

Por ahora, desearles a todos y todas una Feliz Navidad y un Venturoso Año Nuevo. Que Dios conceda todos sus anhelos y la exitosa realización de sus proyectos.

Félix Miranda Quesada

CEO ConsultorFinancieroEnRed.com

Presidente Grupo Miranda Consultores Empresariales